Wordt die factuur maar niet betaald? Dit kun je doen.

Het gebeurt iedereen wel eens: je krijgt een brief of e-mail met als onderwerp: “betalingsherinnering…” Oh ja, je was die factuur helemaal vergeten! In de meeste gevallen wordt de vergeten factuur vrij snel na de eerste herinnering betaald. Helaas komt het ook voor, dat de factuur ook na de tweede en derde herinnering niet betaald wordt. Voor de ondernemer is dit erg frustrerend. Deze heeft immers recht op de betaling en is er voor het levensonderhoud van afhankelijk. Ben jij ondernemer en heb je wel eens met dit scenario te maken? Dit kun je doen.

Voor de incasso

Voordat je zover komt dat je een incassobureau inschakelt, is er een aantal stappen die je moet en een aantal die je kunt volgen. In ieder geval moet je één betalingsherinnering sturen en de klant heeft minimaal 14 dagen na het verstrijken van de factuurdatum om alsnog te betalen. De meeste ondernemers kiezen ervoor, met het oog op de klantrelatie, om ook na die 14 dagen het incassobureau er zo lang mogelijk buiten te houden. Wees echter niet bang om de zaak uit handen te geven, het is jouw bedrijf, jouw geld en jouw levensonderhoud.

Eerste herinnering

Wacht na het verstrijken van de factuurdatum niet te lang met het versturen van de eerste herinnering. Dit kun je zelfs eenvoudig automatiseren in je boekhoudprogramma. Ga er in eerste instantie vanuit dat de betaling de klant is ontschoten. Hou de ‘tone of voice’ van je herinneringsbrief- of mail vriendelijk doch dringend. 

Tweede herinnering = aanmaning

Als ook de tweede betalingstermijn is verstreken, dan mag je het best wat dwingender brengen. Maak gerust duidelijk dat je de zaak aan je incassobureau overdraagt als er niet snel wordt betaald. Gebruik als onderwerp “aanmaning’, wellicht dat het schrikeffect hiervan de klant beweegt om alsnog direct te betalen.

Tip: pak de telefoon

Blijft de klant in gebreke, dan kun je nog één ding doen voordat je de zaak uit handen geeft en dat is: bellen. Een telefoontje is persoonlijk en zet de klant voor blok. Zeg de klant dat je morgen het incassobureau inschakelt, tenzij deze nu direct betaalt. Een overschrijving binnen de EU is tegenwoordig binnen enkele seconden verwerkt.

De zaak uit handen geven

Heeft bovenstaande geen betaling opgeleverd, dan is het toch echt tijd om de zaak uit handen te geven. In dat geval bent u van harte welkom om contact op te nemen met Straetus (incassobureau Amsterdam).