4 tips voor het vinden van de ideale vergaderlocatie

Wanneer je zelf niet over een vergaderruimte beschikt, is de mogelijkheid om er een te huren ontzettend handig. Het vinden van een geschikte vergaderlocatie nabij Staphorst is alleen niet altijd even makkelijk. Je wilt namelijk dat de ruimte aan bepaalde eisen voldoet. In deze blog delen wij een aantal tips die je helpen met het vinden van de ideale vergaderruimte om jouw vergadering tot een daverend succes te maken.

1. De juiste sfeer

Tijdens een vergadering is de sfeer belangrijker dan je wellicht denkt. Dit is namelijk best bepalend voor het verloop van de vergadering. Om te zorgen voor de juiste sfeer, is het van belang het doel van de vergadering goed voor ogen te hebben. Een creatieve bijeenkomst vraagt bijvoorbeeld een andere sfeer dan het bespreken van de jaarcijfers. Zorgen dat de sfeer van de vergaderruimte aansluit bij het doel van de vergadering is daarom een belangrijke succesfactor.

2. Benodigde faciliteiten

Naast de sfeer, zijn ook de faciliteiten van belang om de vergadering of bijeenkomst goed te laten verlopen. Het laten zien van bepaalde zaken op je laptop wordt namelijk lastig zonder WiFi en een projectiescherm. Om ervoor te zorgen dat je dergelijke problemen voorkomt, moet je vooraf goed informeren of de vergaderruimte over de voor jou benodigde faciliteiten beschikt. Dit kun je vaak eenvoudig doen door de website te raadplegen of even te bellen naar de verhuurder indien sommige zaken niet helemaal duidelijk zijn.

Bedenk in ieder geval of je de volgende faciliteiten nodig hebt:

  • WiFi
  • Whiteboard of flip-over
  • Microfoon
  • Projectiescherm / Beeldscherm
  • Juiste verlichting en geluid

Heb je nog geen geschikte vergaderzaal kunnen vinden? Neem dan eens contact op met Weidevol voor het huren van een vergaderzaal in Zwolle of omgeving!

3. Bereikbaarheid

Ook is de bereikbaarheid belangrijk. Zorg er altijd voor dat je een vergaderlocatie kiest, waarbij er in de buurt geparkeerd kan worden met de auto.  Tevens moet de locatie ook met het openbaar vervoer goed te bereiken zijn voor alle aanwezige collega’s. Niet iedereen beschikt over een auto namelijk. Vraag dit daarom ook altijd even na voor de zekerheid. Je wilt immers niet dat mensen te laat komen wegens een slechte bereikbaarheid.

4. Is er catering mogelijk?

Tijdens een langere vergadering is het tenslotte ook van belang dat er genoeg te eten en te drinken aanwezig is. Kijk daarom van tevoren of er catering aanwezig is en of het menu gevarieerd is. Houd hierbij rekening met mensen die vegetarisch zijn of bepaalde allergieën hebben, zodat ook zij gebruik kunnen maken van de catering.